Devoluciones y descuentos posteriores

Una orden de venta está terminada, y entonces algo cambia: el cliente regresa un producto, o acuerdas quitarle algo de lo que todavía debe. Control Total resuelve ambos casos sin editar el documento original. Registra un ajuste contra él, y la orden de venta conserva íntegra su historia — qué se vendió, qué se pagó y qué se devolvió.

Hay dos tipos de ajuste, y responden a permisos distintos, de modo que una persona puede estar autorizada a recibir devoluciones sin estar autorizada a perdonar deuda.

Los dos se ofrecen desde la pantalla de la orden de venta, en el panel lateral, y los dos requieren que la orden esté en estado creado. Una orden cancelada no se puede ajustar, y un borrador tampoco. Ve Crea una orden de venta.

Registrar una devolución

Registrar devolución abre un formulario con cada producto de la orden. Cada renglón te dice cuánto está Disponible para devolver — la cantidad vendida, menos lo que ya haya regresado — y el precio unitario al que se vendió. Escribe la cantidad de cada producto que se devuelve; deja el resto vacío. Puedes devolver parte de un renglón, un renglón completo o la orden entera.

Después:

• Disposición, que aparece cuando alguno de los productos que devuelves lleva inventario. Elige Reintegrable (regresa al inventario) cuando el producto se puede volver a vender, o Dañada (no regresa al inventario) cuando no. Los productos que no llevan inventario no se ven afectados de ninguna de las dos maneras.
• Motivo, que es obligatorio. Es lo que tú y tus compañeros leerán meses después en el historial de la orden, así que escribe algo que un desconocido pueda entender.

Conforme escribes cantidades, el formulario muestra dos cifras:

• Importe devuelto — cuánto valen los productos devueltos.
• Reembolso real estimado — cuánto de eso tiene que salir de la caja, una vez que el saldo pendiente absorbió su parte.

Si esa segunda cifra es mayor que cero, el formulario pide un Método de reembolso, cualquier referencia adicional y la fecha del reembolso. Sugiere el método con el que el cliente pagó por última vez.

Presiona Registrar devolución y el ajuste queda registrado.

Qué hace la devolución

El importe de la devolución se aplica en un orden fijo, y entender ese orden es todo el asunto:

1. Primero regresa el monedero. Si el cliente pagó parte de esta orden con su saldo de monedero electrónico, la devolución le regresa esa parte al monedero, en proporción a cuánto de la orden se ha devuelto ya. Ve Registra un pago.
2. Luego baja la deuda. Lo que quede del importe devuelto reduce lo que el cliente todavía debe en esta orden, hasta el saldo pendiente completo.
3. Solo entonces se reintegra dinero. Si todavía sobra algo después de que la deuda llegó a cero, eso es lo que sale de la caja — y nunca más de lo que el cliente realmente pagó. Se registra como un reembolso sobre la orden, con el método y la fecha que capturaste, para que el corte del día cuadre. Ve Turnos de caja.

Dos cosas más ocurren en paralelo:

• El inventario. Una devolución reintegrable regresa la cantidad al inventario, devolviéndola a los lotes de los que salió para que tus costos queden bien. Una devolución dañada se registra como si hubiera entrado y se hubiera dado de baja en el mismo movimiento, de modo que nada vuelve a quedar vendible pero el rastro existe. Ve Productos e inventario.
• El monedero acumulado en la venta. Si tu cliente acumuló saldo de monedero al pagar esta orden y ahora le estás reintegrando dinero, se le descuenta del saldo la parte correspondiente de lo que había acumulado.

Cuando regresa todo

Si la devolución no deja nada en la orden — todos los renglones devueltos por completo — la orden de venta pasa a cancelada por sí sola. El motivo que escribiste se convierte en su motivo de cancelación, y la orden registra quién la canceló y cuándo. No se borra: se queda en tus listados, en el estado de cuenta del cliente y en su página pública, marcada como cancelada y con los productos devueltos a la vista. Ve Deuda del cliente y estados de cuenta.

Aplicar un descuento posterior

Aplicar descuento posterior es para el otro caso: el producto se queda con el cliente y decides que debe menos. El formulario muestra el Total pendiente de la orden y pide:

• Importe del descuento, que debe ser mayor que cero y no puede superar lo que sigue pendiente.
• Motivo (opcional), que de todos modos vale la pena escribir.

Presiona Aplicar descuento y el saldo pendiente baja por ese importe. La pantalla lo dice sin rodeos: este ajuste reduce el saldo pendiente y no mueve dinero en el flujo de caja. No sale efectivo de la caja, nada regresa al monedero, no se mueve inventario. Por dentro el descuento se reparte entre los renglones de la orden para que cada producto conserve su parte, que es lo que permite construir correctamente el documento fiscal del que se habla más abajo.

El botón solo aparece mientras haya algo pendiente. Una vez que una orden está pagada por completo ya no hay nada que descontar — un reintegro en ese punto es una devolución.

Leer los ajustes después

En la pantalla de la orden de venta, Historial de pagos y ajustes lista pagos y ajustes juntos, con la información reunida en un solo lugar. Cada renglón se puede abrir y muestra el ajuste: su fecha, su motivo, su disposición, el total, cuánto de él se aplicó a la deuda, cuánto se reintegró y — en el caso de una devolución — los productos y cantidades que regresaron, con lo que cada uno le hizo a tu inventario.

Esas mismas devoluciones aparecen en la página pública de la orden, así que un cliente que abra el enlace ve lo que se devolvió.

Eliminar un ajuste

Desde esa misma ventana, un descuento posterior se puede eliminar mientras no tenga un documento fiscal asociado. El descuento desaparece, los totales de la orden se recalculan, y eso es todo lo que hace falta, porque un descuento nunca guardó más que un importe.

Una devolución no se puede eliminar. Movió inventario, pudo haber reintegrado dinero y restaurado saldo de monedero, y quitar el registro dejaría todo eso en pie sin nada que lo explique. Si una devolución se registró por error, corrígela con los movimientos que la deshacen, no borrando el rastro.

Convertir un ajuste en una nota de crédito

Cuando la venta fue facturada, el ajuste tiene una contraparte fiscal: una nota de crédito, que en términos de CFDI es una factura de egreso emitida contra la factura original.

Abre el ajuste desde el historial. Si se puede documentar, la ventana ofrece Crear factura de egreso, que te lleva al nuevo documento fiscal listo para revisar y timbrar. Una vez timbrado, esa misma ventana ofrece Ver factura de egreso, y el renglón del historial queda marcado para que veas de un vistazo cuáles ajustes fueron declarados.

La opción está ahí únicamente cuando se cumple todo esto:

• La orden de venta tiene una factura de ingreso timbrada.
• Ese ajuste no tiene ya un documento fiscal propio.
• Lo que vale el ajuste todavía cabe dentro de lo que le queda por acreditar a la factura — las notas de crédito anteriores contra la misma factura ya consumieron una parte.
• Tratándose de un descuento posterior, el importe que se acreditaría coincide exactamente con el descuento.

Emitirla requiere su propio permiso, distinto de los que te dejan registrar el ajuste en primer lugar. También puedes empezar desde la pantalla de la factura, que ofrece Crear factura de egreso y te deja elegir el ajuste a documentar. Ve Notas de crédito y complementos de pago y Emite una factura CFDI.

Una vez que un ajuste fue declarado ante la autoridad fiscal ya no se puede eliminar — el documento fiscal quedaría apuntando a algo que dejó de existir.