Turnos de caja
Cómo abrir un turno en una caja, registrar los gastos que salen de ella y cerrarla contra el conteo real — incluyendo qué significan realmente las dos cifras de cierre.
Un turno de caja es el tramo de tiempo en que una persona es responsable de una caja. Registra con cuánto empezó el cajón, qué se vendió mientras estuvo abierto, qué se pagó desde él y cuánto se contó realmente al final. Existe para que el dinero del cajón se pueda conciliar contra las ventas que registró el sistema, y para que una diferencia tenga un nombre, una caja y una persona detrás.
Los turnos de caja son un módulo. Activa Corte de Caja desde los add-ons de tu equipo y aparece lo que sigue; mientras esté apagado, nada de eso aparece.
Las cajas
Un turno siempre pertenece a una caja. Las cajas se administran bajo Ventas en el menú, en /team/cashboxes: cada una tiene un nombre y un interruptor de activa. Ponles los nombres que el negocio usa de verdad — un mostrador, una caja, una bolsa de reparto —, porque ese nombre es el que van a llevar el turno y su reporte.
Una caja sólo puede tener un turno abierto a la vez. Una caja inactiva, o que ya tiene un turno abierto, no se ofrece al abrir un turno nuevo.
Abrir un turno
Los turnos se abren desde la pantalla de órdenes rápidas. Entrar a Órdenes rápidas sin un turno propio abierto levanta de inmediato Abrir Turno, y no es opcional: la pantalla lo dice — Es obligatorio abrir una caja para acceder a órdenes rápidas. — y cancelar regresa al dashboard en lugar de dejar pasar la venta.
El formulario pide dos cosas:
- Caja Registradora — la caja sobre la que corre este turno, de entre las libres.
- Monto de Apertura — el dinero que hay en el cajón al empezar.
Elegir una caja llena el monto de apertura con el último monto contado al cerrar esa caja, así que el fondo se arrastra solo. Se puede sobrescribir si el cajón se completó o se vació entre un turno y otro.
El turno queda sellado con quién lo abrió y cuándo. Las órdenes rápidas que se terminen mientras esté abierto quedan ligadas a él, que es lo que después lee el reporte de cierre.
Mientras el turno está abierto
Con un turno abierto, la pantalla de órdenes rápidas lleva un encabezado con los controles del turno y un Balance Actual en Caja — el monto de apertura, más el efectivo realmente cobrado en este turno, menos los gastos registrados contra él. Es el efectivo que debería haber en el cajón en este momento.
Registrar un gasto
El dinero que sale del cajón durante el turno — un envío, una reparación, caja chica — se registra con Registrar Gasto. Pide una descripción y un monto, y nada más: el punto es que el cajón quede corto por una razón que quedó escrita. Los gastos se pueden editar o eliminar después desde el status del turno, y cada uno guarda quién lo creó.
Revisar cómo va el turno
Ver Status del Turno abre un resumen en cualquier momento, sin cerrar nada: Monto de Apertura, Total de Ventas, Total de Gastos y Efectivo Esperado, un desglose de Ventas por Método de Pago, y dos pestañas — Ventas, que lista cada orden cobrada en el turno con su cliente, sus métodos y su total, y Gastos, que lista cada salida con su descripción, su monto y su autor.
Cerrar el turno
Cerrar Turno muestra el mismo resumen y después pide el único número que el sistema no puede saber: el Monto Real Contado, el efectivo que se contó de verdad en el cajón. En cuanto se escribe aparece una Diferencia — verde cuando coincide, sobrante cuando hay más de lo esperado, faltante cuando hay menos. Notas está ahí para lo que sea que lo explique.
Cerrar sella el turno como cerrado y guarda el conteo, la diferencia y una marca para cualquier diferencia distinta de cero, de modo que un turno que no cuadró se pueda encontrar después.
Las dos cifras, y por qué difieren
Ésta es la parte que vale la pena leer dos veces, porque la pantalla de cierre lleva dos números que parecen tener que coincidir y no están construidos igual.
El Efectivo Esperado es una cifra del cajón. Cuenta sólo lo que debería estar físicamente en la caja:
Monto de Apertura + el efectivo cobrado en este turno − los gastos registrados en él
La diferencia se mide contra ésta, y sólo contra ésta:
Diferencia = Monto Real Contado − Efectivo Esperado
Una diferencia positiva es un sobrante; una negativa, un faltante. El dinero cobrado con tarjeta o por transferencia nunca tocó el cajón, así que no está en ninguno de los dos lados de esa resta y no puede causar una diferencia.
El Monto de Cierre del Sistema es la otra cifra, la que se guarda en el registro del turno y se lee después en el historial de turnos. Es una cifra de lo cobrado, no del cajón:
Monto de Apertura + el total de cada orden cobrada en este turno, con lo que sea que se haya pagado − los gastos registrados en él
Como suma tarjeta, transferencia y cualquier otro método junto al efectivo, normalmente es más alta que lo que hay en el cajón, y así debe ser. Es lo que movió el turno, no lo que el turno debería tener guardado.
Entonces: un turno que abrió con $1,000, vendió $4,000 en efectivo y $6,000 con tarjeta, y pagó $200 en gastos, espera $4,800 en el cajón y guarda un monto de cierre del sistema de $10,800. Contar $4,800 es un cierre limpio. Comparar el conteo contra $10,800 es el error que esta sección existe para evitar — nunca concilies el cajón contra el monto de cierre del sistema.
Ver turnos pasados
Los turnos cerrados se conservan en /team/cashier_shifts, para quien tenga retrieve cashier_shift en el guard team. La lista se puede filtrar por estado, por caja, por la persona que lo llevó, por si tuvo diferencia y por las fechas entre las que se abrió.
El detalle de cada turno muestra su monto de apertura, su monto de cierre del sistema, el monto real contado, la diferencia, si quedó marcado, las notas escritas al cerrar y las mismas pestañas de ventas y gastos que muestra la pantalla de status. Los turnos se registran, no se editan: desde esta lista no se crean, ni se modifican, ni se eliminan.