Emitir una factura CFDI

Control Total emite CFDI mexicanos: arma el documento, lo envía al proveedor fiscal para timbrarlo y conserva lo que regresa. Esta guía recorre el flujo completo, desde la configuración que haces una sola vez hasta el XML y el PDF que le entregas al cliente.

La facturación fiscal tiene que estar disponible para tu equipo. Se necesitan dos cosas: que el módulo Facturación esté activado desde los add-ons de tu equipo, y que el País operativo del equipo, en Configuración → Información general, sea México, con el paquete fiscal mexicano instalado en la instalación. Sin ambas no existe la pestaña Facturación en la configuración ni la pantalla de facturas. Si no estás seguro, busca Facturas fiscales en el menú: si no está la entrada, no está el módulo.

Una cosa más antes de empezar. Lo que lleva un CFDI lo deciden el SAT y el proveedor fiscal, no Control Total. Control Total rechaza lo que sabe que el proveedor va a rechazar, y te muestra la respuesta del proveedor cuando sí rechaza algo; nunca promete que un documento vaya a ser aceptado.

Antes de la primera factura

Todo esto vive en Configuración → Facturación. Se hace una vez, y la pantalla te avisa con Datos fiscales incompletos mientras falte algo — «Puedes seguir vendiendo, pero no puedes timbrar CFDI hasta completar estos datos.»

Tus datos fiscales de emisor

En Datos fiscales del emisor, captura Razón social fiscal, RFC del emisor, Régimen fiscal del emisor, Código postal fiscal y Correo fiscal de contacto. En Series fiscales, indica la Serie de factura y la Serie de complemento de pago; la serie es la letra bajo la cual se numeran tus folios, y los folios se cuentan por serie. Después, Guardar datos fiscales.

Tu Certificado de Sello Digital

Un CFDI se firma con tu CSD, así que la sección Certificado de Sello Digital pide tres cosas: el Certificado CSD (.cer), la Llave privada CSD (.key) y la Contraseña fiscal. Subir certificado guarda los datos del certificado — RFC del certificado, número de certificado, vigencia desde, vigencia hasta, quién lo subió y cuándo — y lo guarda con el proveedor fiscal.

El certificado tiene que pertenecer al mismo RFC que el emisor. Cuando no es así, la carga se rechaza nombrando ambos: «El CSD pertenece al RFC … y el RFC del emisor es … El proveedor no puede timbrar con un certificado de otro RFC.» Un CSD ya cargado se puede cambiar con Reemplazar certificado, después de confirmar.

Los datos fiscales predeterminados de tus productos

Cada concepto de un CFDI necesita una clave SAT de producto/servicio, una clave SAT de unidad y un objeto de impuesto. En lugar de llenarlos producto por producto, Datos fiscales predeterminados de productos define los valores con los que se crean los productos nuevos: Clave fiscal producto/servicio, Clave fiscal unidad, Objeto de impuesto fiscal y los impuestos federales que lleva el producto. Un producto se puede cambiar después, en el panel Datos fiscales de su propio formulario, y ese panel muestra un ícono de advertencia que lista exactamente lo que falta. Reemplazar los datos fiscales existentes del producto aplica los predeterminados a los productos que ya tienes.

Tus métodos de pago

Configuración fiscal de métodos de pago relaciona cada uno de tus métodos de pago con la forma de pago SAT que le corresponde. Eso es lo que permite que una factura creada desde una orden de venta llegue con su forma de pago ya correcta.

Tus clientes

Un receptor necesita Razón social fiscal, RFC fiscal, Código postal fiscal, Régimen fiscal SAT y Uso CFDI SAT. Viven en el cliente, en el panel Datos fiscales México de su formulario, y Control Total los copia en cada factura de ese cliente.

El RFC genérico del SAT no se acepta como RFC de un cliente: «No se puede usar el RFC genérico del SAT para clientes. Usa una factura global.»

Crear una factura

Desde una orden de venta

Es la forma habitual. Abre una orden de venta finalizada y usa Crear factura fiscal. La factura llega con el cliente de la orden, sus líneas y sus condiciones de pago, y su método de pago fiscal se deduce de lo que el cliente realmente pagó: una orden pagada por completo con un solo método de pago entra como PUE con esa forma de pago, y cualquier otro caso — que siga debiendo, que se haya pagado con varias formas, o un método sin forma SAT relacionada — entra como PPD con la forma de pago 99.

Sólo una orden finalizada, con cliente y con al menos una línea, puede hacerlo. Si no, se te dice por qué, con estas mismas palabras: «Solo las órdenes de venta finalizadas pueden crear facturas fiscales.», «Se requiere un cliente antes de crear una factura fiscal.», «Agrega al menos un producto antes de crear una factura fiscal.», «Completa los datos fiscales del cliente …», «Completa los datos fiscales de los productos: …».

Ve Crear una orden de venta para el documento en sí.

Por su cuenta

Facturas fiscales → Nueva factura ofrece los tipos de documento fiscal que puedes emitir, cada uno en su propia tarjeta:

• Factura fiscal — un CFDI de ingreso para un cliente. Crear factura fiscal abre un editor vacío donde eliges tú mismo el receptor y los conceptos.
• Factura global — un CFDI a PÚBLICO EN GENERAL que agrupa las órdenes de venta de un periodo.
• Factura de egreso — una nota de crédito contra una factura de ingreso timbrada. Elige la Factura de origen y Crear factura de egreso.
• Complemento de pago — un CFDI de pago para una factura PPD timbrada.

El editor

El encabezado lleva Fecha, Categoría, Usuario, Método de pago fiscal (PUE o PPD), Forma de pago SAT, Uso de CFDI, Descripción y Condiciones de pago. PUE y la forma de pago 99 no se permiten juntas, ni PPD con una forma distinta de 99; el editor lo dice conforme las eliges.

Emisor muestra tus propios datos fiscales, sólo de lectura: son los que guardaste en la configuración.

Receptor viene prellenado desde el cliente, y la nota del panel dice qué significa eso — «Prellenado desde el cliente. Lo que cambies aquí aplica solo a esta factura.» Cuando lo cambias y guardas, Control Total pregunta ¿Actualizar también el cliente?, así que una corrección que hiciste una vez se puede conservar para la próxima o dejarse sólo en esta factura.

Conceptos son las líneas del CFDI. Agregar del catálogo trae un producto con sus datos fiscales; Agregar concepto libre agrega una línea que escribes tú. Cada línea tiene nombre, descripción, precio, descuento y cantidad, y Editar concepto abre su detalle fiscal — la clave SAT del producto, la clave de unidad, el objeto de impuesto y los impuestos de esa línea.

Guardar como borrador guarda tu trabajo sin emitir nada. Un borrador no tiene peso fiscal: nada se le ha informado a nadie hasta que se timbra.

Qué bloquea un timbrado

Timbrar CFDI primero guarda la factura y después revisa todo lo que exigen el SAT y el proveedor. Cuando algo está mal, no se envía nada: un diálogo No se puede timbrar CFDI nombra de una vez todos los problemas que encontró, para que los corrijas en una sola pasada en lugar de uno por uno. La misma lista queda en la pantalla, arriba del formulario.

Qué revisa, y aproximadamente cómo se lee cada caso:

Esta última conviene recordarla: el SAT acepta un CFDI con fecha de hasta 72 horas antes de timbrarlo, y nunca uno con fecha adelantada. A una factura que se quedó como borrador durante un puente hay que moverle la fecha antes de poder timbrarla.

También se te puede advertir, sin detenerte, cuando las facturas timbradas de una orden de venta sumarían más que el total de la orden. Puedes continuar o regresar.

Cuando todo pasa, un diálogo de confirmación repite el receptor, el total, el método y la forma antes de que se envíe nada. Ése es el último punto en el que todavía no ha ocurrido nada.

Después de timbrar

La factura regresa con su UUID fiscal, su folio en tu serie y la fecha en que se timbró, y al editor le aparece un panel de Acciones posteriores al timbrado. Desde ahí:

• Descargar XML — el XML timbrado, que es la factura. Consérvalo; es lo que el SAT reconoce.
• Descargar PDF — la versión imprimible. Regenerar PDF lo vuelve a construir a partir del XML si necesitas una copia nueva.
• Descargar acuse — el acuse, una vez que existe.
• Enviar CFDI por correo — abre un formulario con la dirección, un asunto y un mensaje ya escritos, y adjunta el XML y el PDF disponibles. La dirección sale del correo fiscal de contacto de la factura, y si no hay, del cliente.
• Cancelar CFDI — la cancelación pasa por el SAT. El formulario pide un Motivo SAT de cancelación y, en el motivo que sustituye un CFDI, la Factura fiscal sustituta, que tiene que ser un CFDI timbrado que declare que sustituye a éste. Una factura con complementos de pago vigentes no se puede cancelar hasta cancelar esos primero. Lee la advertencia del formulario antes de confirmar: la cancelación fiscal no cancela la orden de venta, ni los pagos, ni el inventario.
• Crear complemento de pago — se ofrece cuando la factura es PPD, para reportar un pago contra ella.

Una factura cancelada que venía de una orden de venta ofrece Crear nueva factura CFDI, que inicia un borrador nuevo a partir de esa misma orden — la manera de volver a emitir una factura que hubo que cancelar.

Descargar un documento puede tardar unos segundos, porque Control Total se lo pide al proveedor cuando todavía no tiene una copia. La pantalla lo avisa mientras espera.

Permisos involucrados

Un rol también se puede acotar con Solo ve sus datos (own fiscal_invoice), que limita a la persona a las facturas que creó ella misma. Las facturas globales quedan fuera de ese límite, porque agrupan las órdenes de venta de todo el equipo.