Registrar un pago

En Control Total el dinero nunca se captura solo: siempre se registra contra una orden de venta. Hay dos momentos para hacerlo — mientras la orden se está terminando y después desde la orden misma, tantas veces como haga falta para saldar el pendiente. Esta guía cubre los dos, los métodos de pago y el estado de pago con el que queda la orden. Crear la orden se cubre en Crear una orden de venta.

Tu equipo pudo renombrar estas entidades para sí mismo, así que la pantalla puede decir algo distinto de «orden de venta» o «pago». El comportamiento es el mismo.

Decidir cómo se va a pagar la orden

En el formulario de la orden de venta, Tipo de pago inicial decide qué pide la sección de pago:

Terminar la orden con Finalizar orden de venta cobra lo capturado y lo fecha con el campo Fecha de pago. Una orden con Pago a crédito se termina sin ningún pago y queda directamente con un saldo pendiente, que el cliente entonces debe — ve Deuda de clientes y estados de cuenta.

Las órdenes rápidas funcionan un poco distinto: siempre son Pago completo, no tienen selector de tipo y arrancan con En efectivo ya elegido, porque el propósito de esa pantalla es cobrar y seguir.

Los pagos tienen su propio permiso

Capturar dinero responde a create payment, en el guard team, y es distinto del permiso para crear la orden. Alguien que puede escribir órdenes pero no cobrar dinero todavía puede terminarlas — a crédito. Si elige cualquier otro tipo, el formulario regresa a Pago a crédito y lo dice: Este usuario no tiene permiso para registrar pagos. Consulta con tu administrador.

Los métodos de pago

El producto trae cuatro métodos, y un equipo puede nombrar hasta cinco propios:

Los métodos personalizados se nombran en Configuración → Métodos de pago, en los cinco campos Método de pago personalizado. Un método personalizado al que no se le puso nombre no aparece en la lista, así que la lista se queda tan corta como el equipo realmente necesita. Todo lo que un equipo cobre y el producto no nombre — un vale, una tarjeta de despensa, una aplicación de monedero — va aquí.

Que el Número de validación y el Número de autorización sean obligatorios es una decisión del equipo: el interruptor Referencia de transacción requerida, en Configuración → Configuración General, los vuelve requeridos. Apagado, quedan como campos opcionales.

El efectivo y el cambio

Con En efectivo elegido, captura en Total recibido lo que entregó el cliente. El Cambio de dinero se calcula y es de sólo lectura: es lo recibido menos lo que se está pagando, nunca menos de cero. En el formulario de la orden de venta lo recibido tiene que alcanzar para lo que se está pagando, o la orden no se termina.

La comisión de tarjeta de crédito

Configuración → Configuración General → Comisión de tarjeta de crédito guarda un porcentaje, escrito entero — 3 para 3%, 3.5 para 3.5%. Cuando el método es Tarjeta de crédito, el formulario muestra la Comisión resultante y un Total a cobrar, que es el monto más esa comisión: el primero es con lo que se paga la orden, el segundo es lo que hay que cobrar en la terminal.

La comisión nunca reduce lo que el cliente debe. La orden cuenta el monto, no el total cobrado, así que un pago de $1,000 con 3% de comisión salda $1,000 de la orden y deja $1,030 para pasar por la terminal.

Un pago ya cobrado conserva la comisión con la que se cobró, aunque el equipo cambie el porcentaje después.

Cobrar con varios métodos a la vez

Mitad en efectivo y mitad con tarjeta es una orden y varios pagos. En la lista Método de pago, elige Varios métodos de pago y el formulario se vuelve renglones.

Cada renglón pide su propio método y su propio Total a abonar, y muestra los campos adicionales que ese método necesita — el total recibido y el cambio para efectivo, la comisión para una tarjeta, el número de referencia donde aplica. Agregar método de pago agrega un renglón; el icono del bote elimina uno, y el último renglón no se puede eliminar.

Debajo de los renglones, una línea corriente dice Capturado y Restante. Lo que tiene que cumplirse para terminar depende del tipo:

• Pago completo — los renglones deben sumar exactamente el total de la orden.
• Pago parcial — los renglones pueden sumar menos, nunca más.

Los montos se manejan con dos decimales, así que las sumas cuadran al centavo.

Registrar un pago después

Una orden que se terminó debiendo algo se cobra después desde la orden misma. Ábrela y usa Agregar pago. El botón está ahí cuando la orden está finalizada, no está cancelada, todavía tiene saldo pendiente y tú tienes create payment.

El diálogo pide el Método de pago, el Total a pagar y la Fecha, además de los campos adicionales que necesite el método. El monto no puede ser mayor que lo pendiente; si lo es, el diálogo lo avisa y no se guarda nada. Aparece una confirmación cuando el pago entra, y el saldo y el estado de la orden se actualizan al momento.

Cada pago se guarda como su propio registro. La orden los lista bajo Historial de pagos y devoluciones, un renglón por pago con su fecha y su concepto, y abrir un renglón muestra ese pago completo: su método, su referencia, su monto y — para efectivo y tarjetas — el total recibido, el cambio entregado y la comisión cobrada. La orden lleva además Pagos realizados, Total pagado y Total pendiente.

Un mismo monto también se puede repartir entre varias órdenes a la vez desde el estado de cuenta — ve Deuda de clientes y estados de cuenta.

En qué estado de pago queda la orden

Cada vez que se cobra o se quita un pago, la orden recalcula su estado con lo que realmente se ha pagado contra su total final — el total después de cualquier descuento de monedero, devolución o descuento posterior a la venta:

Esto es lo que lee el módulo de deuda, lo que suma el estado de cuenta y lo que decide si todavía se ofrece Agregar pago. Una orden cancelada no debe nada y no recibe más pagos.