Clientes y su historial

Cada documento que emites apunta a un cliente: una cotización, una orden de venta, un pago, un CFDI. El expediente del cliente es donde vive el nombre que se imprime, el teléfono al que se envían tus enlaces y los datos fiscales que un CFDI necesita, y es contra lo que se cuentan la deuda, el estado de cuenta y el monedero.

Los clientes están en Catálogos del menú, en /team/clients. Pertenecen al equipo y no a una sucursal, así que el mismo cliente se alcanza desde todas las sucursales.

Crear un cliente

Crear abre el formulario. Solo el nombre es obligatorio; todo lo demás se puede llenar después, y a un cliente que solo tiene nombre ya se le puede vender.

El teléfono no es un adorno. Es lo que usa el botón de WhatsApp, y es parte de la dirección de cada enlace público que compartes con ese cliente, así que a un cliente sin teléfono no se le puede mandar el enlace de su propia cotización, orden de venta o estado de cuenta. Escribirlo bien una vez lo ahorra todas las veces.

En Cálculos el expediente muestra la Deuda Total, y más abajo sus órdenes de venta, sus pagos y sus cotizaciones, cada listado abriendo el documento que nombra.

Crear uno sin salir de la venta

No tienes que interrumpir una venta para dar de alta un cliente. En el selector de cliente de una cotización o de una orden de venta, escribir un nombre que nadie tiene ofrece crearlo pidiendo solo dos cosas — el nombre y el teléfono — y te regresa a la orden con ese cliente ya elegido. El resto del expediente se completa después.

Datos fiscales para un CFDI

Cuando la facturación fiscal está activa para tu equipo, el expediente lleva un panel de Datos fiscales México, aparte de los datos comerciales de arriba. Ese panel es el receptor del CFDI, y el SAT no lo acepta a medias:

• Razón social fiscal — el nombre tal como está registrado ante el SAT.
• RFC fiscal — se guarda en mayúsculas y se revisa su forma al guardar.
• Código postal fiscal — exactamente cinco dígitos.
• Régimen fiscal SAT y Uso CFDI SAT — se eligen de los catálogos oficiales.
• Correo fiscal de contacto — opcional. Sin él se usa el correo normal del cliente.

Un cliente se puede guardar con este panel incompleto, a propósito: venderle no se bloquea por eso. Lo que se bloquea es el timbrado. El expediente te dice cómo está — Completa los datos fiscales del cliente receptor, nombrando los campos que faltan, o Datos fiscales del receptor completos — y emitir un CFDI se rechaza hasta que diga lo segundo.

Un CFDI ya timbrado conserva el receptor con el que se timbró. Corregir al cliente después cambia lo que lleva la siguiente factura, nunca lo que el SAT ya selló.

Categorías

Categorías en el listado abre la clasificación de tus clientes, en /team/categories/clients. Una categoría puede colgar de otra, así que puedes mantenerlas como un árbol corto — por zona, por canal, por lo que tu negocio use para ordenar a sus clientes. Un cliente puede tener varias.

Son tuyas para organizarte: nada en el sistema cambia de comportamiento por una categoría.

Búsqueda

El buscador coincide con el nombre, el código de cliente, el ID, el teléfono, la dirección, la ciudad y el país. Dentro de una cotización o de una orden de venta, el selector de cliente busca mientras escribes y ofrece las diez coincidencias más cercanas por nombre.

El listado también filtra por Deuda total mínima, que es como llegas a todos los que deben más de cierta cifra sin leer el catálogo completo.

El historial del cliente

Abre un cliente y usa Historial del cliente en su página. No es un ícono en cada renglón del listado, porque se abre desde el cliente que ya tienes enfrente.

El historial es una sola tabla con todo lo que pasó con ese cliente, lo más reciente primero: cotizaciones, órdenes de venta, pagos, facturas fiscales, notas de crédito y complementos de pago juntos. Cada renglón muestra la fecha del documento, su tipo, su folio, su importe, su estatus y un enlace Ver al documento mismo.

Lo que contiene sigue las mismas reglas que siguen los listados. Los borradores y los documentos internos se quedan fuera, los documentos fiscales aparecen una vez timbrados o cancelados, los cancelados aparecen con su estatus, y lo que no puedes leer en otro lado tampoco lo lees aquí. Una factura al público en general no es del cliente, así que nunca aparece — la orden de venta que cubrió, sí.

Tipo de documento deja uno o varios tipos, y Fecha desde / Fecha hasta acotan el periodo. Los dos viajan en la barra de direcciones junto con la página, así que recargar devuelve el mismo corte y el enlace lo abre para quien se lo mandes.

La página solo lee. Desde ella no se crea, edita, cancela ni borra nada.

Deuda

Cada orden de venta que no está pagada por completo suma a lo que debe el cliente, y la cifra se lleva sola — no hay nada que marcar como pendiente. La Deuda Total aparece en el listado y en el expediente, y todo el tema se lee en deuda de clientes y estados de cuenta.

Una cosa vale la pena saber aquí: las cifras de deuda nunca se recortan con la restricción Solo ve sus datos, en ninguno de los lugares donde aparecen. La deuda es del cliente, sin importar quién hizo la venta, así que un vendedor que solo ve sus propias órdenes sigue viendo el saldo completo del cliente.

Permisos

Leer el listado y el expediente necesita Ver Cliente; el historial no agrega nada propio más allá de poder abrir el cliente. Crear necesita Crear Cliente, editar necesita Actualizar Cliente, y el alta rápida dentro de una orden pide ese mismo Crear Cliente.

No hay límite de cuántos clientes puede tener un equipo. De lo que sí avisa la página del cliente es de los documentos que tu plan todavía te deja crear, ya que desde aquí se empiezan una cotización y una orden de venta — ve tu plan y el soporte.