Trabajar con sucursales

Una sucursal es un lugar desde el que opera tu negocio: una tienda, una bodega, un puesto, una camioneta. Separa los registros que pertenecen a un lugar — las ventas, los pagos, el inventario — dejando el catálogo compartido, así que los mismos productos y los mismos clientes se usan en todos lados y cada lugar responde por sus propios números.

Las sucursales son un módulo. Activa Sucursales desde los add-ons de tu equipo para empezar a usarlas; mientras esté apagado, el selector de sucursal nunca aparece y todo en el sistema pertenece al equipo completo.

La primera sucursal

Las sucursales están en Catálogos del menú, en /team/branches. Una sucursal tiene un Nombre y una Dirección, y eso es todo lo que es.

Crear la primera es el momento que hay que pensar bien, y el formulario te lo avisa: todo lo que el equipo ya tiene — sus órdenes de venta, sus cotizaciones, sus pagos, sus órdenes de compra, sus movimientos de inventario y sus facturas fiscales — se mueve a esa sucursal. Tiene que ir a algún lado, y solo hay un lugar donde ponerlo. Así que haz que la primera sucursal sea aquella a la que tu historia existente de verdad pertenece, y crea las demás después.

Las sucursales siguientes no se llevan nada. Empiezan vacías.

El selector

Con sucursales encendidas, un selector se coloca arriba del menú y decide qué estás viendo. Contiene tus sucursales y, cuando tu rol lo permite, Todas las sucursales.

La elección vive en el navegador, no en tu cuenta, y eso es a propósito: en una tienda donde varias personas comparten una sola sesión, guardarla en la cuenta hacía que la elección de una persona cambiara dónde se archivaban los registros de todos los demás.

Dentro de una sucursal

Elegir una sucursal acota todo el espacio de trabajo a ella:

• El tablero cuenta los documentos de esa sucursal.
• Los listados de órdenes de venta, cotizaciones, pagos, órdenes de compra y facturas fiscales muestran los de esa sucursal.
• Un documento que crees se archiva en esa sucursal, sin preguntarte.
• El stock de un producto es el stock de esa sucursal, que es lo que muestra la pantalla del producto y contra lo que se revisa una venta.
• Aparece Transferencias, porque mover inventario solo significa algo de un lado a otro. Ve mover inventario entre sucursales.

Algunas cosas a propósito no se ofrecen dentro de una sucursal, porque pertenecen al negocio y no a uno de sus lugares: Miembros, Mis planes, Soporte, Configuración y Monedero electrónico — el saldo de un cliente es con el negocio, no con una de sus tiendas.

En Todas las sucursales

Todas las sucursales es el negocio completo de una vez. Desde aquí los documentos no se archivan en ningún lado en particular, que es por lo que las pantallas que escriben un documento en una sucursal — las transferencias entre ellas — no se ofrecen ahí.

Qué no separa una sucursal

El catálogo es del equipo, no de la sucursal:

• Los clientes son del equipo. Al mismo cliente se llega desde cualquier sucursal, y también a su deuda y a su estado de cuenta.
• Los productos son del equipo. Un producto, un precio, una descripción en todos lados — lo que cambia por sucursal es cuántos tienes.
• Los proveedores, los términos y condiciones, las categorías, los roles y los miembros también son del equipo.

Esa es la línea que traza el módulo: lo que se escribe es de una sucursal, lo que se consulta es del equipo.

Amarrar un rol a sucursales

A un rol se le pueden dar las sucursales que su gente puede abrir. Edita el rol, en /team/roles, y elígelas en Sucursales.

• Un rol con sucursales elegidas solo ofrece esas en el selector, y Todas las sucursales no está entre ellas. Alguien con ese rol no puede salirse de las sucursales que se le dieron.
• Un rol sin ninguna elegida ofrece todas las sucursales del equipo, más Todas las sucursales.

Es la herramienta para un mostrador que solo debería ver su propia tienda. El resto de lo que decide un rol está en quién puede hacer qué.

Antes de encenderlo

Las sucursales cambian la respuesta a cuánto inventario tengo, en todos lados y para siempre: a partir de ese momento la cifra es por sucursal, y leer el negocio completo de una vez significa mover el selector. Decide los lugares desde los que de verdad operas antes de crearlos, y ponles los nombres que la gente que usa el sistema ya dice en voz alta.