Cancela o sustituye un CFDI

Un CFDI timbrado nunca se borra. Una vez que el SAT lo selló, el único camino de regreso es una solicitud de cancelación, y es el SAT quien decide si la acepta. Esta guía cubre qué hace Control Total cuando pides una cancelación, el motivo que hay que declarar, el caso que exige una factura sustituta y cómo leer el estado en el que queda el documento. Emitir el CFDI se explica en Emite una factura CFDI.

Tu equipo puede haber renombrado estas entidades desde la configuración, así que la pantalla puede decir algo distinto de «orden de venta» o «factura fiscal». El comportamiento es el mismo.

Qué alcanza una cancelación fiscal

Cancelar el CFDI es un acto fiscal y nada más. La ventana de cancelación lo advierte antes de confirmar: la orden de venta detrás de la factura, los pagos registrados contra ella y el inventario que movió quedan exactamente como estaban. Si también hay que deshacer el lado comercial de la venta, ese es trabajo aparte sobre la orden de venta.

El CFDI cancelado conserva su XML, su PDF y su acuse, y se puede seguir enviando por correo o abriendo desde su enlace público. Nada se borra.

Antes de que aparezca la opción

Cancelar CFDI se ofrece en la página de la factura solo cuando se cumple todo esto:

• El documento está Timbrada. Un borrador se descarta en vez de cancelarse, y un documento ya cancelado o ya en espera de respuesta no tiene botón.
• Tiene un UUID fiscal.
• El módulo fiscal está activo para el equipo.
• Tienes el permiso que se lista al final de esta guía.

Otras dos condiciones se revisan al confirmar, y detienen la solicitud con un mensaje en vez de dejarla pasar en silencio:

• El catálogo de motivos de cancelación del SAT debe estar cargado y el motivo elegido debe ser un código activo dentro de él.
• La factura no debe tener ningún complemento de pago vigente o todavía en proceso. Esos se cancelan primero — ve Notas de crédito y complementos de pago.

Los motivos de cancelación del SAT

Motivo SAT de cancelación ofrece el catálogo de la propia autoridad:

La ventana abre en 02 cuando ese código está disponible, porque es el motivo que no necesita nada más adjunto. El motivo 04 es el que corresponde a una venta ya incluida en una factura al público en general — ve Facturas al público en general.

Elegir el motivo es una decisión fiscal, no un trámite. Control Total envía al SAT el código que elijas tal cual y no lo interpreta por ti.

Por qué el motivo 01 exige una sustituta

El motivo 01 declara que el CFDI se emitió con errores y que otro CFDI ya lo sustituye. Por eso el SAT pide el UUID de la sustituta en la misma solicitud, la ventana muestra Factura fiscal sustituta y no deja continuar sin una.

Una factura califica como sustituta cuando se cumple todo lo siguiente:

• Pertenece al mismo equipo y es del mismo tipo que la que se va a cancelar: una factura de ingreso sustituye a una de ingreso, y una global a una global.
• Está Timbrada y tiene su propio UUID fiscal.
• No es la factura que se está cancelando.
• No se ha usado ya como sustituta en otra cancelación con motivo 01.
• O está emitida al mismo cliente, o ya declara que sustituye a esta.

Hay una revisión más al momento de confirmar: si la factura que elegiste declara CFDI relacionados propios, uno de ellos tiene que ser la sustitución de esta factura. Una factura que no declara ninguna relación se acepta igual.

Cuando ya existe una factura timbrada que declara que sustituye a esta, la ventana abre con el motivo 01 y esa factura ya seleccionada, así que el caso común no exige elegir nada.

Cancelar y reemplazar, en un solo flujo

Cuando la sustituta todavía no existe, Cancelar y reemplazar la construye por ti. El botón está en la página de la factura timbrada, debajo de Cancelar CFDI, y se ofrece para facturas de ingreso — no para una factura global ni para una factura de egreso.

1. Presiona Cancelar y reemplazar. Una confirmación avisa que una nueva factura reemplazará este CFDI después de timbrarse. Presiona Continuar.
2. Control Total crea una copia de la factura: el mismo cliente, los mismos datos de receptor y emisor, los mismos conceptos, el mismo método de pago fiscal y la misma forma de pago SAT, la misma serie. La copia lleva la fecha de hoy y todavía no tiene folio, y ya declara que sustituye a la original.
3. La copia se abre en el editor de facturas. Corrige lo que estaba mal y presiona Timbrar CFDI.
4. En cuanto la sustituta queda timbrada, Control Total pide al SAT la cancelación de la original con motivo 01, apuntando al UUID que la sustituta acaba de recibir.

Hasta el paso 4 la original sigue vigente: es un CFDI timbrado con otro CFDI timbrado a su lado. Si abandonas la sustituta antes de timbrarla, la original queda intacta y te queda un borrador por terminar o descartar.

Pedir la cancelación

Cancelar CFDI abre una ventana que vuelve a mostrar lo que está en juego antes del motivo: el UUID fiscal, el estado actual, el total, el receptor fiscal y, cuando los hay, el número de complementos de pago vigentes. Elige el Motivo SAT de cancelación, selecciona una Factura fiscal sustituta si el motivo es 01 y presiona Confirmar cancelación CFDI.

Si algo bloquea la solicitud, la ventana dice qué condición falló y la solicitud nunca se envía. Si no, la solicitud llega al proveedor fiscal y de ahí al SAT, y la respuesta regresa en el mismo paso.

Qué significa la respuesta

Control Total guarda quién pidió la cancelación, cuándo, con qué motivo y contra qué sustituta, y después anota lo que el SAT haya respondido.

Un rechazo o un error dejan el documento exactamente como estaba, así que la solicitud se puede corregir y volver a hacer — un rechazo frecuente es un UUID que no pertenece a este emisor, o un CFDI que el SAT no considera cancelable.

Cancelación en proceso es distinto. La solicitud se aceptó pero no se resolvió, y desde ese estado la factura ya no se puede volver a cancelar, porque ya no está timbrada. Control Total no le vuelve a preguntar al SAT por su cuenta, así que el desenlace de una cancelación que quedó en proceso se confirma con el SAT o con tu proveedor fiscal, no desde esta pantalla.

Después de que se aplica la cancelación

Un CFDI que el SAT sí canceló muestra en su página un panel de Cancelación del CFDI, con el motivo SAT y su descripción, quién la solicitó, cuándo se solicitó, cuándo se aplicó y el UUID de sustitución — como enlace a la factura que sustituye cuando esa factura vive en Control Total, y como texto simple cuando solo se conoce el UUID.

Cancelar un complemento de pago

Un complemento de pago timbrado se cancela igual, desde su propia página. La única diferencia es la lista de motivos: el motivo 01 no se ofrece, porque un complemento de pago no se reemplaza con una factura sustituta. Cuando el SAT confirma la cancelación, la factura que ese complemento estaba pagando recalcula su estado de pago, así que el saldo que el complemento había cubierto vuelve a aparecer.

Permisos involucrados

Todos se leen en el guard team. Cancelar responde al permiso de eliminar, porque un documento terminado nunca se borra: se cancela.

Quien cancela también tiene que poder llegar al documento, y «Solo ve sus datos» sigue aplicando: una persona restringida así solo actúa sobre los documentos que ella creó. La factura global es la excepción — agrupa las ventas de todo el equipo, así que no tiene un dueño único y queda fuera de esa restricción.