Cuenta tu inventario y corrige la diferencia

El sistema sabe cuánto stock espera, porque suma cada compra, cada venta y cada traspaso. Lo que hay en el anaquel puede ser distinto: algo se rompió, algo se perdió, alguien capturó una cantidad equivocada. Mientras no cuentes, esa diferencia pasa desapercibida y el stock en pantalla sigue equivocado.

Un inventario físico es ese conteo, por escrito. Anotas lo que de verdad tienes, el sistema te muestra la diferencia contra lo que esperaba, anotas qué pasó, y al completarlo el stock se corrige para quedar igual a lo que contaste. La merma — lo que falta — se valúa en dinero, para que veas qué tan grave fue.

Antes de empezar

El inventario físico es un módulo. Abre Complementos, bajo Administración en el menú del equipo, busca la tarjeta Inventario Físico y presiona Activar. Mientras esté apagado, la entrada Inventario Físico no aparece en el menú.

Cuenta stock, así que solo tiene sentido junto con Inventario: un producto solo aparece en un conteo cuando lleva stock, y para eso el módulo de inventario también tiene que estar encendido.

El mismo módulo muestra además el listado de cada movimiento de tu stock y el botón de estadísticas de inventario en el listado de productos.

Trabajar con inventarios físicos pide su propio permiso, que se da desde los roles como cualquier otro.

Decide qué es una merma grande

Entra a Configuración → Configuración General y llena Monto de merma grande: el monto, en dinero, a partir del cual la merma de un conteo se considera grande. Es lo que decide el color que recibe un conteo completado, como se describe más abajo. Si lo dejas vacío, ningún conteo se marca nunca como grande.

Inicia un conteo

Entra a Inventario → Inventario Físico y presiona Nuevo conteo. El conteo se crea con la fecha y la hora, en el estatus En captura.

Ya trae los productos que vale la pena contar: cada producto que lleva stock y ha tenido algún movimiento, con su Cantidad esperada — lo que el sistema dice que debería haber. Un producto con variantes aparece una vez por variante, cada una con su propia cantidad esperada.

Si tu equipo trabaja con sucursales, el conteo pertenece a la sucursal en la que estás, y solo mira el stock de esa sucursal. Necesitas estar dentro de una sucursal para iniciarlo. Un equipo sin sucursales cuenta el equipo completo.

Solo puede haber un conteo en curso a la vez para la misma sucursal, o para el equipo. Mientras haya uno abierto, el listado ofrece Continuar conteo en su lugar, y lo avisa.

Captura lo que contaste

En cada línea, escribe lo que de verdad tienes en Cantidad contada. La Diferencia aparece al momento: en verde y con signo más cuando hay más de lo esperado, en rojo cuando hay menos. Una línea que todavía no cuentas dice Sin contar.

Cuando una línea tiene diferencia, usa su Nota para decir qué pasó con ese producto — se rompió, caducó, fue un error de captura. Observaciones, arriba, es una nota general para todo el conteo, aparte de las notas de cada línea.

Un producto que no aparece en la lista porque el sistema lo tiene en cero igual se puede contar: usa Agregar un producto que no está en la lista para agregarlo, y captura el sobrante que encontraste. Eliminar saca una línea del conteo.

No tienes que contar todo de una vez. Guardar conteo guarda lo que llevas capturado y te regresa al listado; Continuar lo vuelve a abrir donde lo dejaste. Mientras esté en curso, Eliminar descarta el conteo completo sin tocar el stock.

Completa el conteo

Cuando termines, presiona Completar conteo. El sistema te pide confirmar, porque esto no se puede deshacer. Completarlo:

• Le asigna su folio al conteo.
• Ajusta el stock de cada línea contada para que quede igual a lo que contaste — sobrantes y mermas por igual. Con sucursales, solo se mueve el stock de esa sucursal; el mismo producto en otra sucursal no se toca. Cada ajuste aparece en los movimientos del producto, apuntando a este conteo.
• Deja las líneas que no contaste exactamente como estaban.
• Valúa la merma en dinero, sumando solo las líneas donde falta algo. Un sobrante no la reduce.

Para valuar una línea, el sistema usa el primer costo que encuentra: el menor costo capturado entre los proveedores del producto, luego el costo de su compra más reciente, y al final su precio de venta. Una línea sin ninguno de los tres muestra Costo desconocido y queda fuera del total, y el conteo lo avisa.

Necesitas al menos una línea contada para completarlo.

El resultado

Un conteo completado recibe uno de tres estatus, según el valor de su merma:

• Completado, en verde — no falta nada. Solo sobrantes, o todo cuadró.
• Con merma, en amarillo — falta algo, por debajo de tu Monto de merma grande.
• Merma grande, en rojo — la merma alcanza o rebasa ese monto.

El listado muestra, de cada conteo, su fecha, quién lo creó, su estatus y su merma. Al abrir un conteo completado ves las Diferencias encontradas, línea por línea, con el valor de cada merma y su nota, y un resumen de lo que se contó.

Un conteo completado es permanente. No se puede editar, cancelar ni reabrir: si el stock necesita corregirse otra vez, inicia un conteo nuevo.