Reservaciones

Una reservación aparta un producto para un cliente entre dos fechas. Es lo que necesita un negocio que renta, presta o agenda el uso de algo: equipo, un espacio, un vehículo, un horario. La reservación guarda las fechas; el dinero, cuando hay dinero, viaja en una orden de venta como cualquier otra venta.

Las reservaciones son un módulo. Activa Reservaciones desde los add-ons de tu equipo y aparece lo que sigue; mientras esté apagado, nada de eso aparece.

Hacer que un producto se pueda reservar

Nada se puede apartar hasta que un producto diga que se puede. Abre el producto y enciende Reservable. Aparece un segundo campo, Tiempo de reserva, con cuatro opciones — día, semana, mes, año — y decide dos cosas: cómo se lee la duración de una reservación en pantalla, y en cuántas unidades se convierte esa reservación cuando llega a una venta.

Un producto con precio por día, con Tiempo de reserva en Día y apartado tres días, son tres unidades de ese precio. Deja el campo vacío y cualquier reservación cuenta como una unidad, dure lo que dure, que es lo que quieres cuando el precio es por la reservación y no por el tiempo.

El resto del producto es normal: su precio, su descripción, su categoría. Ve productos y stock.

Apartar desde la venta

La entrada de siempre es la venta misma. Agrega un producto reservable a una cotización o a una orden de venta y una ventana pide las fechas antes de agregar el renglón. Confirmarla:

• agrega el renglón, con la cantidad sacada de las fechas y del tiempo de reserva;
• guarda las fechas en el renglón, así que el documento impreso dice qué periodo se vendió.

Cambiar después las fechas en ese renglón vuelve a calcular la cantidad por su cuenta.

La reservación misma se escribe cuando se finaliza la orden de venta — una por cada producto reservable que lleve, apuntando al cliente, a las fechas y a la categoría del renglón, y empezando como Pendiente. Un producto que ya tiene una en esa orden no se aparta dos veces.

Una cotización no escribe reservaciones, aunque sus renglones lleven fechas. Una cotización es una propuesta, así que los días se cotizan y se cobran pero no se aparta nada; la reservación existe una vez que la cotización se convierte en orden de venta y esa orden se finaliza.

Apartar el mismo producto en fechas que chocan con una reservación que todavía no está finalizada se rechaza, tanto en la venta como en la pantalla de reservaciones, nombrando el choque en vez de dejar que dos clientes tengan lo mismo.

Apartar sin una venta

Reservaciones está en Ventas, en /team/reservations, y Crear escribe una directamente. Pide el producto o servicio, el cliente, la fecha de inicio, la fecha de fin y, opcionalmente, una categoría. La fecha de fin tiene que ser posterior a la de inicio.

Una reservación hecha así no lleva orden de venta. Esa es la forma correcta cuando la reservación es sin costo, cuando se cobra en otro lado, o cuando se está apartando antes de cobrar nada. Venderla después es una venta normal.

Los tres estados

El estado se mueve con Editar estado en el listado, no editando el registro: queda fijo en Pendiente al crearse, y la acción deja de ofrecerse una vez que está Finalizado. Solo avanza — regresar de En uso a Pendiente se rechaza.

Solo Finalizado libera las fechas. Una reservación que se queda en Pendiente o En uso sigue bloqueando su producto los días que cubre, que es lo que evita que se venda dos veces — y también lo que hace que cerrarlas sea la única disciplina que el módulo pide.

El listado y el calendario

El listado filtra por Estado, por Categoría y por Fecha de inicio y Fecha de fin, y muestra el producto, el cliente, la orden de venta de la que salió cuando tiene una, la duración y el estado.

Cada producto lleva además un calendario mensual en su página de detalle, que muestra las reservaciones que todavía no están finalizadas como barras a lo largo de los días que cubren. Se mueve de mes en mes, y una reservación que empieza antes o termina después del mes en pantalla se dibuja cortada en los bordes del mes. Es la respuesta más rápida a ¿esto está libre la semana que entra?.

Categorías en el listado abre la clasificación de tus reservaciones, igual que funciona para clientes y productos.

Permisos

El listado, el calendario y el expediente siguen los permisos normales de Ver, Crear, Actualizar y Eliminar de reservaciones. Apartar desde una venta no necesita nada propio: quien pueda finalizar la orden de venta escribe sus reservaciones con ella.