El dinero que no es una venta ni una compra

No todo el dinero es una venta. La renta sale, un taxi sale, el fierro viejo del patio entra, un socio mete efectivo a la caja. Hasta ahora ese dinero se quedaba fuera del sistema o se anotaba como una frase suelta que nadie podía sumar.

Los movimientos son donde vive ahora. Dices para qué es cada uno eligiendo un concepto de tu propia lista, y de ahí en adelante cualquier reporte te puede decir en qué estás gastando.

Tu equipo pudo haberle cambiado el nombre a estas entidades desde la configuración, así que la pantalla puede decir algo distinto a "orden de venta". El comportamiento es el mismo.

Antes de empezar

Vale la pena separar dos cosas, porque llegan con módulos distintos.

Ver tus movimientos no pide nada. Todo equipo ya tiene una pantalla de Movimientos en Finanzas que lista el dinero que entró y salió — los cobros de tus órdenes de venta, las devoluciones que hiciste, lo que le pagaste a tus proveedores. Siempre estuvo ahí y no necesita ningún módulo.

Capturar un movimiento suelto sí es el módulo. Activa Movimientos desde los add-ons de tu equipo y aparece el botón Crear Movimiento en esa pantalla. Mientras esté apagado no cambia nada más: sigues viendo, editando y borrando los movimientos que ya tenías.

Conceptos de movimientos, la lista de para qué es el dinero, aparece con Corte de Caja o con Movimientos — con cualquiera de los dos basta, y con los dos es la misma lista única. Proveedores funciona igual con Orden de Compra o Movimientos.

Nombra tus conceptos

Entra a Catálogos → Conceptos de movimientos y usa Crear Concepto de movimiento. Un concepto tiene un nombre y dice si es dinero que entra o dinero que sale:

• Renta del local — egreso
• Gasolina — egreso
• Papelería — egreso
• Venta de chatarra — ingreso
• Aportación del socio — ingreso

Manten la lista corta y sobre tipos de dinero, no sobre eventos sueltos. "Renta del local" es un concepto; "renta de septiembre" es una nota que escribes en un movimiento. Diez o quince conceptos alcanzan para casi cualquier negocio, y una lista corta es lo que hace que los reportes se puedan leer.

Puedes cambiarle el nombre a un concepto cuando quieras, y todo lo ya capturado con él sigue el cambio.

Captura un movimiento

Desde Finanzas → Movimientos, presiona Crear Movimiento y llena:

• Concepto de movimiento — obligatorio. Es lo que decide si el movimiento es un ingreso o un egreso: eso nunca lo eliges a mano, el concepto ya lo dice.
• Proveedor — opcional. Úsalo cuando el dinero fue a alguien a quien le compras, y déjalo vacío para un gasto o ingreso general.
• Notas — opcional. El detalle que le toca a ese movimiento y a ningún otro: de qué mes es la renta, de qué viaje fue el taxi, quién entregó el dinero.
• Método de pago, Total pagado y Fecha de pago — cómo se pagó, cuánto y cuándo.

Guarda y aparece en la lista, con su tipo ya resuelto y su concepto al lado.

Imprime un recibo

Abre cualquier movimiento y presiona Imprimir. Sale un recibo limpio con el nombre del equipo, el monto, el concepto, la fecha, con quién fue y las notas — los botones de acción y el menú no se imprimen, igual que en una orden de compra.

El gasto de caja ahora elige concepto

Si usas Corte de Caja, el gasto que registras durante un turno cambió. Donde antes pedía una descripción libre, ahora pide un concepto de la misma lista, y el texto libre se movió a una nota opcional al lado.

Así, un taxi ahora es Gasolina o Transporte, más la nota "al banco" si la quieres. El concepto es obligatorio; la nota no.

Nada de lo que capturaste antes se tocó. Los gastos que ya existían conservan la descripción con la que se guardaron y no tienen concepto. Donde un reporte agrupa por concepto quedan juntos en Sin concepto, así que no desaparece nada ni se les inventó nada. Si los quieres clasificar, tendrías que hacerlo a mano, y para casi cualquier equipo no vale la pena — de aquí en adelante todo se clasifica solo.

Los dos reportes

Reportes → Finanzas trae dos más.

Resumen financiero dibuja tres líneas, un punto por día: lo que entró, lo que salió y la diferencia. Es la forma más rápida de ver si una semana se pagó sola, y en qué día se torció.

Por concepto es la respuesta a "en qué estoy gastando". Una fila por concepto, diciendo si es ingreso o egreso, cuántos movimientos juntó y cuánto dinero. Suma las dos fuentes, así que un concepto que usó la caja y también un gasto suelto aparece una sola vez con los dos juntos.

Los dos toman el rango de fechas que elijas, como todos los demás reportes.

Flujo de caja cuenta más que antes

El reporte de flujo de caja ignoraba lo que le pagas a tus proveedores, así que el saldo que mostraba era mejor que el real. Ahora cuenta los pagos a proveedor como salida de dinero, junto con tus movimientos sueltos. Si el número se ve peor de lo que recordabas, esa es la corrección: el anterior te estaba halagando.

Qué no cambia

Los cobros de tus órdenes de venta y los pagos dentro de una orden de compra se capturan exactamente donde siempre, y llegan solos a esta lista. Movimientos es para el dinero que no tiene documento — no reemplaza ningún flujo que ya tenías.